企業(yè)常常需要開會， 企業(yè)所需要開的會議類型比較多：如每周生產(chǎn)例會、每周客戶服務例會、每月銷售會議、以及董事會例行會議等常規(guī)性會議，也要舉行圍繞某一個工作事件、處理某幾項事情的臨時會議。在會議中討論企業(yè)的發(fā)展問題，但是如果會議管理不當，會造成大量的無效會議，僅僅只溝通了思想，但卻產(chǎn)生不了實質(zhì)性作用。所以伍方會議服務認為有些企業(yè)的會議到了不得不優(yōu)化的階段了。會議組織管理活動在所有工作環(huán)節(jié)上，必須體現(xiàn)出優(yōu)化的要求，做好如下幾個工作：

第一，會議的方式必須是優(yōu)化的結(jié)果

會議所采用的方式，必須是在能夠達到會議目標的所有方式中的最佳方式。

第二，參加會議的人員必須是優(yōu)化的結(jié)果

參加會議的人員，既要符合合法性，又要符合合理性，使參加會議的人員體現(xiàn)出最佳構(gòu)成。

第三，會議議題的確定必須是優(yōu)化的結(jié)果

在每一個會議召開之前，會務工作人員要根據(jù)會議的職權(quán)，根據(jù)會議各個議題的輕重緩急和會議領導者的安排，對計劃提交會議的議題，進行必要的梳理和優(yōu)化。

第四，會議決策的形成也必須是優(yōu)化的結(jié)果

為達到對會議決策方案的優(yōu)化，這就要求會議對任何一個決策結(jié)果的最終形成，要提供多個預選方案，伍方會議服務所有的方案都是多套供選的，這樣做便于進行比較、優(yōu)化和抉擇。這樣，會議上決策的質(zhì)量才能有保證。